2.3业务单据的其他操作

一、 增加业务单据

    单击【操作】→【新增】，系统显示一张空白的业务单据，您按照上述步骤录入相应的项目即可。

二、 单据明细项的编辑

1. 增加明细项：

    将鼠标指针移动到录入位置，单击右键选择【增加明细】，即可开始增加一条新的记录，或在所选位置前插入一条新的记录；

    或者在录入完一条明细时，按键盘向下的方向键，直接跳到下一空白位置；

　　或者按【Ctrl】＋【Insert】键。

2. 删除明细项：

    首先选择一条要删除的单据明细，执行下面任一种操作即可；

    然后鼠标右键单击该条明细，从菜单中选择【删除明细】项；

    或者按【Ctrl】＋【Delete】键。

三、 查找业务单据

    如果您想对业务单据进行修改，首先应该查找到所要修改的单据，您可以使用以下的方法来查找。

1. 如果单据量较少，可以通过窗口中的【前单】、【后单】按钮或者"操作"菜单中的【第一单】、【前单】、【后单】、【最后单】子菜单项定位到要修改的单据：

    （1） 从【操作】菜单中选择【第一单】，直接跳到该类单据的第一张单据；

    （2） 从【操作】菜单中选择【前单】，显示当前单据的前一张单据，如果当前显示的已经是第一张单据，则【前单】不起任何作用；

    （3） 从【操作】菜单中选择【后单】，显示当前单据的下一张单据，如果当前显示的已经是最后一张单据，且该记录非空，则单击【后单】时会新增一张空白单据；

    （4） 从【操作】菜单中选择【最后单】子菜单项，直接跳到最后一张单据。

    （5） 单击【前单】、【后单】浏览当前单据的前一单据或后一单据，并进行修改等操作。

    在所有的进、销、存业务单据编辑窗口中，都可以通过如上操作来连续查找或浏览同类单据。

2. 业务单据数量较多时，通过【单据维护】功能直接查找单据。

    通过选择某个单据的明细功能【单据维护】，从中选出要修改的单据。

四、 修改业务单据

    当查找到所要修改的单据时就可以对其进行修改了，具体步骤如下：

1. 在找出的采购收货单中，首先检查该单据是否审核，未审核则可以直接修改，如果审核则需要先反审核再进行修改；

2. 单击【确定】按钮，保存对该收货单的修改，并关闭该窗口；单击【取消】按钮，放弃对该收货单的修改，并关闭该窗口；

五、 删除业务单据

    删除单据时，也同样需要先找到所要删除的单据，具体步骤如下：

1. 请按照上述查找单据的方法找到要删除的单据；

2. 首先检查该单据是否审核，未审核则可以直接删除，如果审核则需要先反审核再进行删除；

3. 从【操作】菜单中选择【删除】子菜单项；

4. 系统会询问您是否确实要删除该单据。选择【是】，则相应的采购收货单被删除；选择【否】，则放弃删除该采购收货单。

【小提示】

    已审核过（或者已被后续单据引用，或者已生成会计凭证）的单据只有将单据反审核（或者删除后续单据和会计凭证）后，才可以进行修改、删除等操作；反审核单据时，要在单据没有任何后续业务（被引用或生成会计凭证）发生时，方能进行操作。如果是已结账月份的单据，不能够进行此类操作。

六、 单据的作废与反作废

1. 作废

    对于填错或不需要的单据可以将其作废，已被后续业务引用的单据不能作废，需要先将其后续业务删除才能够对当前单据进行操作；只是审核而未被引用的单据需要先进行反审核，然后再进行作废处理。

操作方法：

    单击【操作】→【作废】。操作成功后，系统会标注"已作废"字样，单据将变为灰色不可用状态。

    单据处于"已审核"状态下，该功能自动隐藏。

2. 反作废

    已作废的单据还可以通过"反作废"来恢复正常状态。

操作方法：    单击【操作】→【反作废】。

七、 复制单据

    在编制单据的时候，如果准备编制的新单据与已有的单据其主要项目相同，可以该单据的内容复制到新单据中，然后对新单据简单编辑一下（比如修改数量）就可以了。这样可以加快编制单据的速度。

操作方法：

    打开准备复制的单据，单击【操作】→【复制单据】，这时您会发现新单据除了单据编号、数量等与原单据不同外，其他信息与前一单完全相同，您只需修改一些必要的项目即可保存该单据啦。

八、 选择单据

    实际业务是紧密相连的，表现在单据上也不例外，本系统的单据之间存在必要的关联关系，当选择关联业务单据时，系统可以提供同一期间已审核的单据供选择，比如《采购订单》可以选择《采购计划》，《采购开单》可以选择《采购订单》等等。

操作方法：

    编制新单据时，先选择供应商（销售单据中"客户"是首选项，仓库单据中"仓库"是首选项），然后单击【操作】→【选择单据】，系统打开'请选择单据'窗口。该窗口分为上下两部分，上面列出了所选供应商与当前业务关联的单据，选择某个单据，下面显示其明细。将鼠标指针移动到"选择"栏，这时指针变为勾状，单击需要选择的单据，使该栏打勾，然后单击【确定】则所选单据的资料自动导入到当前编辑的单据中。

九、 调整布局

　　系统中业务单据的明细部分只显示了常用的项目，如果用户需要调整或增加某些项目时，比如增加批号、自定义字段等，请单击【操作】→【调整布局】（操作说明请参见前一章，此处不再赘述）。

十、 导出Excel

　　如果系统的单据格式无法满足需要时，您可以单击【操作】→【导出Excel】，将业务单据导出到Excel表格中，然后再进行其他操作即可。

十一、导入明细

　　用户可以将其他硬件设备生成的业务数据（必须为文本格式：*.txt）导入到对应的业务单据中，这样，会使您的日常使用更加便利。

操作指南

　　该功能包括三个主要步骤，分别是：

1. 选择外部文件。单击“选择外部文件名”栏的【浏览】，找到对应的包含业务数据的文本文件（*.txt），确认无误后单击【下一步】；

2. 将选择的外部文件和系统文件的字段进行匹配。选择‘来自文件的字段’窗口中的某个字段，再选择‘系统字段’中对应的字段，然后单击【增加】，则匹配结果自动显示在下方；如果匹配错误，可以先选择错误的匹配结果，然后再单击【删除】；如果文件当中的字段与系统字段完全相符时，系统会自动匹配。确认无误后，单击【下一步】；

3. 导入数据。这时您应该查看一下，在‘以下是可以成功添加的记录’窗口中是否已包含了有效的数据，如果在‘以下是由于某种原因不可以成功添加的记录’窗口中有数据显示，则表明外部文件中的资料有问题，请检查后再次导入。如果您继续导入该文件中的数据时，则系统只将符合要求的数据导入。确认后单击【完成】，相应的数据就会自动导入到单据中，您只需对单据稍加编辑就可以了。

十二、 生成单据

    生成单据的过程与上述选择单据正好相反，在当前单据审核完毕后，可以直接由当前单据生成后续单据，比如《采购订单》生成《采购收货单》，《采购开单》生成《付款单》或《退货单》等。

操作方法：

    首先确认当前单据已通过审核，然后单击【操作】→【生成×××】系统即打开所生成业务单据的编辑窗口，请检查单据中的内容是否符合要求，然后保存即可。

十三、 单据的执行过程

    单据的业务过程是前后连贯的，在单据中您可以通过单击【过程】来进一步查看单据的完成过程。比如采购订单中的货品是否已收货？采购开单是否付款？是否发生退货？入库情况如何？

2.4业务查找

为了方便您在系统操作中快速、准确地查找到任何一笔进销存业务，本系统特意设计出一套业务查找方法，它可以按单据类型、单据编号、单据日期、往来单位、总金额、已收金额、付款期限、开单人、备注等多项条件中的任何一个条件，或它们的任意组合，查出您所需要的单据。业务查找与业务系统紧密结合，所有业务单据都能够按条件快速查找到，经常使用会给您的工作带来极大的方便。

操作指南：

1. 选择单据。单击"选择单据"栏从列表中选择要查找的业务单据，系统会显示当前业务期间所选单据类型的所有业务；

2. 设置过滤条件。单击【过滤】打开'业务查找过滤'窗口。

3. 设置查询条件：本模块提供的查询条件主要可分为五大类型。

· 第一类：以字符串为条件查找，如单号、批号、票据号、备注等，这类条件可以定义全部内容，也可以定义开始部份，在查找时，系统将把前面内容与其匹配单据全部找出；

· 第二类：以日期为条件查找，如单据

日期等；

· 第三类：以选择下拉列表中指定内容为条件来查找，如部门、业务员、操作员等，可以从事先已定义的内容中，任选一个要查找的内容；

· 第四类：以金额为查找条件，如总金额、已付金额等；当您选择了具体业务后，便可按条件进行查找。该类条件设置是与录入的金额进行比较，有三种比较方案，即大于、小于、等于。

· 第五类：逻辑型条件，如订单中止执行；该类条件可以有三种选择，【任意】、【是】、【否】；

4. 清除已设置的条件

    如果不需要当前的过滤条件时，可以单击【清除】，系统会自动清除已设置的所有条件。

5 . 导出Excel

    当查找到所需的单据后，单击【导出Excel】可以将单据列表导出到 Excel中，然后再按需要进行编辑。

6 . 显示单据

    当您查找到所需的业务单据时，可以选择要显示的单据，然后单击【显示】按钮，即可打开所选单据；

7 . 退出业务查找窗口

    单击【关闭】按钮，即可退出本次操作。